Tietosuojaseloste

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Joensuun nuorkauppakamarin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Joensuun nuorkauppakamari ry (y-tunnus 1025801-3)

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: yhdistyksen puheenjohtaja, yhteystiedot löytyvät nettisivulta Yhteystiedot – JCI Joensuu

1. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisten tietojen käsittely. Tietoja kerätään ja käsitellään

seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsentietojen ylläpitämiseen ja päivittämiseen

• yhdistyksen toiminnasta ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin

• kokous- ja muiden kutsujen lähettämiseen

• laskutukseen ja perintään

• kumppanitoiminnan markkinoimiseen ja kehittämiseen

• kumppanien hankkimiseksi

Edellä mainittujen tietojen käsittelyn perusteena on 6 artiklan

• 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle

• 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen (yhdistyslain 11 §:n mukaiseen jäsenluettelon kerättävä nimi ja kotipaikka)

1. Kuvaus rekistereistä

Jäsenrekisteri (jäsenet, koejäsenet, senaattorit ja kunniajäsenet).

Joensuun Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteriä ylläpidetään erillisessä tietojärjestelmässä, jossa on kaikkien Suomen Nuorkauppakamareiden jäsentiedot, ja jota hallinnoi Suomen Nuorkauppakamarit ry. Kun henkilö hyväksytään koejäseneksi, tiedot tallennetaan jäsenrekisteriin ja sähköpostiosoite lisätään SNKK:n sekä Alue D:n tukiyhdistyksen uutiskirjeiden postituslistalle.

Tietojärjestelmässä kirjautuneille muille käyttäjille näkyviä julkisia tietoja ovat nimi, jäsenstatus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja yritys (työnantaja). Jokaisella on mahdollisuus milloin tahansa muuttaa tietojaan itsenäisesti sähköiseen järjestelmään henkilökohtaisten tunnustensa avulla.

Toiminnan seuranta- ja tiedotusrekisterit

a) Joensuun nuorkauppakamari ry kerää tietoa henkilöistä, jotka ovat osallisina projekteissa, koulutuksissa ja tapahtumissa tai ilmaisevat esimerkiksi verkkosivujen lomakkeen kautta olevansa kiinnostuneita yhdistyksen toiminnasta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi: nimi, sähköposti, osoite ja puhelinnumero.

b) Joensuun nuorkauppakamari ry kerää tietoa jäsenten ja koejäsenten aktiivisuudesta, muun muassa tapahtuma- ja projektiosallistumisesta sekä muista kamariurasuunnitelman toteuttamiseen liittyvistä tiedoista. Tarvittaessa Joensuun nuorkauppakamari voi tiedustella ruoka-aineallergioita.

c) Jäsenet, koejäsenet, kunniajäsenet sekä senaattorit ja joissain tapauksissa seuralaiset, sekä kumppaneita ja muiden sidosryhmien edustajia voidaan lisätä Joensuun nuorkauppakamari ry:n tiedotuslistoille, joita käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen ja markkinointiin.

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Joensuun nuorkauppakamari ylläpitää asiakasrekisteriä, joka koostuu projekteihin sekä kumppanuuksiin liittyvien asiakassuhteiden yhteyshenkilöistä.

Verkkosivujen kävijöistä kerättävät tiedot

a) Joensuun nuorkauppakamarin ylläpitämä verkkosivusto on https://jcjoensuu.fi/, sekä tarpeen mukaan muita projektikohtaisia verkkosivustoja

b) Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin rekisterinpitäjän tarjoamien internetpalveluiden toimivuudelle, eikä Joensuun nuorkauppakamari ry takaa palveluiden toimivuutta, ellei evästetoiminnallisuus ole käytössä. Palvelun käyttäjällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö palvelun käytön aikana.

c) Sivustojen artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa.

1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Rajatuissa tapauksissa, esimerkiksi tapahtumailmoittautumisiin, jäsen voi ilmoittaa myös seuralaisten ja/tai lasten tiedot samalla ilmoittautumislomakkeella.

Kotisivumme https://jcjoensuu.fi/ kautta lähetettyjen lomakkeiden lisäksi nuorkauppakamaritoimintaan liittyviä henkilötietoja saatetaan tallentaa Joensuun nuorkauppakamarin hallituksen Google Workspace-työtilaan tai Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmään, joihin pääsy on rajattu nimetyille henkilöille.

1. Henkilötietojen luovutukset ja siirrto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Joensuun Nuorkauppakamari ei säännönmukaisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisterissä olevan lupaa.

Joensuun Nuorkauppakamarin tapahtumiin, koulutuksiin ja projekteihin osallistuneiden yhteystiedot voidaan joissain tapauksissa jakaa tapahtumassa mukana olleiden yhteistyötahojen kesken. Henkilö voi erikseen ilmoittautumisen yhteydessä kieltää Joensuun Nuorkauppakamaria jakamasta yhteystietojansa markkinointitarkoituksiin.

Suomen Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteri löytyy Odoo -järjestelmästä, josta jäsenen tai senaattorin on mahdollista tarkastella Suomen Nuorkauppakamari ry:lle luovutettuja tietojaan kirjautumalla palveluun, ja josta saa lisätietoja ko. rekisterin tietosuojasta.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tästä poiketen rekistereiden tietoja kuitenkin säilytetään Google Driven pilvipalvelussa, jonka tietoja saattaa siirtyä palvelun käyttöehtojen mukaisesti EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Käyttämämme pilvipalvelu on suojattu ja tietoturvan näkökulmasta turvallinen, sillä Google Drive on EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield- järjestelyn alainen ja siten täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset tietojen käsittelylle kolmansissa maissa

1. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.

1. Kuvaus turvatoimista

Henkilötietojen luottamuksellisuus ja tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa kuitenkin rajoittaa lainsäädännön nojalla. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Peruutus ja/tai vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Kaikki edellä mainitut pyynnöt on esitettävä kohdassa 1. mainitulle yhteyshenkilölle /-taholle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

Rekisteröidyllä on mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.